拓殖大学北海道短期大学個人情報の保護に関する規程

目的

第1条

この規程は、拓殖大学北海道短期大学(以下「大学」という。)が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、管理及び利用に関する取扱いを明らかにするとともに、学生、教職員等の自己に関する 個人情報を保護することを目的とする。

【利用目的】
下記の目的の範囲内で個人情報を利用させていただきます。
・入学志願者の個人情報
・大学案内、募集要項等を送付するため
・オープンキャンパスの案内、各種情報を提供するため
・入学者選抜試験を実施・運営するため

用語の定義

第2条

この規程において、「学生、教職員等」とは、現在及び過去の学生、教職員並びに大学の業務に直接かかわりがあり、又はかかわりがあったその他の者をいう。
この規程において、「個人情報」とは、学生、教職員等について特定の個人が識別され、又は識別され得るもののうち、大学が業務上取得又は作成した情報(機械処理以外のものも含む。)をいう。
この規程において、「所属長」とは、以下のとおりとする。
(1) 教学部門 学長、副学長、学科長
(2) 事務部門 事務部長

責務

第3条

所属長は、個人情報を収集し、保管し、又は利用するにあたっては、学生、教職員等の個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。
所属長は、個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会の助言、指導又は勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
教職員又は教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を他人に漏らし、又は不当な目的に使用してはならない。
学生、教職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する大学の施策に協力しなければならない。

個人情報保護管理責任者の設置

第4条

所属長は、個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、それぞれの部門に個人情報保護管理責任者を置かなければならない。

個人情報保護委員会の設置

第5条

大学は、規程の目的を達成するため、個人情報保護委員会(以下｢委員会｣という。)を置く。

委員会の審議事項

第6条

委員会は、次の事項を審議する。
個人情報の保護に関する全学的な施策に関する事項。
所属長から個人情報の収集、利用、提供、開示、訂正等について付議された事項。
第18条に規定する不服の申し立てに関する事項。
その他個人情報の保護に関する重要事項。

委員会の権限

第7条

委員会は、次の権限を有する。
個人情報保護に関する重要事項を審議、決定すること。
所属長に対し、審議上必要な資料の提出を求め、又は意見の聴取を行うこと。
審議結果に基づき、所属長に対して、助言、指導又は勧告を行うこと。

委員会の構成

第8条

委員会は、次の各号に掲げる委員をもって構成する。 (1) 学長 (2) 副学長 (3) 学科長 (4) 事務部長、総務課長、学務課長、就職指導室長 (5) その他学長が必要と認めた者 2 第18条に規定する不服申立てに、直接関連があると委員会が認めた委員は、当該不服申立ての審議に加わることができない。

委員長および副委員長

第9条

委員会に、委員長及び副委員長各1人を置く。
委員長は、学長が指名する。
委員長は、委員会を招集し、その議事を整理する。
副委員長は、委員のうちから委員長が指名する。
副委員長は、委員長を補佐し、委員長が欠けたとき又は委員長に事故あるときは、その職務を行う。

委員会の運営

第10条

委員会は、委員の過半数の出席がなければ開くことができない。
委員会の議決は、出席委員の3分の2以上の同意をもって行う。
委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことができる。
前各項に定めるほか、委員会の運営に関する事項は、委員会においてその都度定める。

個人情報の収集制限

第11条

所属長は、個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。ただし、思想、信条及び宗教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを収集してはならない。
所属長は、個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、次の各号のいずれかに該当するときを除き、直接本人から収集しなければならない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 委員会が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき。

個人情報の適正管理

第12条

所属長は、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
紛失、毀損、破壊その他の事故の防止
改ざん及び漏えいの防止
個人情報の正確性及び最新性の維持
不要となった個人情報のすみやかな廃棄又は消去

個人情報の利用制限

第13条

所属長は、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令の定めがあるとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るために緊急的必要があるとき。
(4) 同一性確認を目的とする公的機関からの依頼があるとき。
(5) 専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(6) 学内における教務上及び事務上の必要があり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(7) その他委員会が正当と認めたとき。
個人情報にかかわる機械処理は、収集目的の達成に必要な処理のみが行えるよう機能を限定しなければならない。

個人情報に関する業務の学外委託

第14条

個人情報に関する業務を学外に委託するときは、所属長は委託業者との間で個人情報の保護に関する契約を締結するための手続きをとらなければならない。
前項に規定する契約を締結するにあたっては、所属長は、あらかじめその契約書案の写しを委員会に届け出なければならない。

目的外利用及び提供の届出

第15条

所属長は、第13条第1項ただし書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供するときは、すみやかに委員会に届け出なければならない。

自己に関する個人情報の開示

第16条

学生、教職員等は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
開示の請求があったときは、所属長はこれを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、個人の選考、評価、判定、診療その他に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに正当であると認められるときは、その個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
個人情報の全部又は一部を開示しないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
第1項に規定する請求は、所属長に対し、本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した文書を提出することにより行う。
(1) 所属及び氏名
(2) 個人情報の名称及び記録項目
(3) 請求の理由
(4) その他委員会が必要と認めた事項

自己に関する個人情報の訂正又は削除

第17条

1. 学生、教職員等は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第4項に定める手続に準じて、所属長に対し、その訂正又は削除を請求することができる。
2. 所属長は、前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

不服の申立て

第18条

自己の個人情報に関し、前2項に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、委員会に対し、申立てを行うことができる。
委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審議、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
委員会は、必要があると認めるときには、申立人又は所属長に対し意見の聴取を行うことができる。4 不服の申立ては、次に掲げる事項を記載した文書を委員会に対し提出することにより行う。
(1) 不服の申立てを行う者の所属及び氏名
(2) 不服申立て事項
(3) 不服申立て理由
(4) その他委員会が必要と認めた事項

委員会の事務

第19条

委員会の事務は、総務課が行う。

附則

この規程は、平成17年9月13日から施行する。

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